Jak łatwo zaplanować grafik pracownikom?
Sporym problemem dużych przedsiębiorstw jest odpowiednie zaplanowanie czasu pracy wszystkim swoim pracownikom. Zatrudnia się wówczas koordynatorów, którzy także muszą nieustannie kontrolować działania innych osób. Jest to odpowiedzialna i czasochłonna praca, jeśli nie dysponuje się odpowiednimi narzędziami. Na szczęście z pomocą przychodzi wirtualny asystent — program do zarządzania pracownikami z możliwością zaprojektowania grafiku swoich podwładnych. Wbrew pozorom to rozbudowana funkcja, która ułatwi organizację zajęć zarówno w małych, jak i dużych zakładach.
Przejrzysta baza danych pracowników
To, co najważniejsze podczas tworzenia grafiku to przede wszystkim baza danych. Koordynator czy też sam właściciel, muszą wiedzieć, ilu jest pracowników, w jakich godzinach są oni dyspozycyjni, jakie mają doświadczenie czy specjalizacje. Takie informacje udostępnia mało który kalendarz elektroniczny. Aplikacja CEREZ jest pod tym względem przejrzysta. Umożliwia wprowadzenie wielu danych, łatwe zarządzanie nimi oraz szybki dostęp bezpośrednio z tworzonego grafiku. Co można wprowadzić do bazy danych? • Dane osobowe: imię i nazwisko, numer telefonu, adres mailowy. • Indywidualne hasło dostępu: do zalogowania się do aplikacji. • Funkcje i uprawnienia: na przykład kierownik, specjalista. • Dyspozycyjność: dni tygodnia oraz godziny. W pełni uzupełniony profil pracownika daje administratorowi pogląd na to, czym i kiedy dana osoba mogłaby się zająć. Do bazy danych można dodawać oraz z niej usuwać osoby zaledwie kilkoma kliknięciami.
Szybkie przydzielanie zadań
Znajdujący się w bazie danych pracownik może zostać szybko przydzielony do konkretnego zadania. W kalendarzu pracy umieszczane są wszystkie dyspozycyjne w danym dniu osoby, co ułatwia zarządzanie pracownikami. Program pozwala dodać nową usługę (np. obsługa gości, sprzątanie), ustalić średni czas jej wykonania, wpisać cenę (w przypadku usług), a ostatecznie wybrać pracowników, którzy mieliby się tego podjąć. Dodane zadanie będzie widoczne w kalendarzu, można je usunąć lub zmodyfikować, o czym pracownik zostanie poinformowany dzięki powiadomieniom. Grafik jest czytelny przez zastosowanie różnych kolorów i podziałowi kalendarza na wiele sekcji. Pracownik, który został dodany do bazy danych, otrzymuje od pracodawcy dane do logowania, dlatego może monitorować swój grafik całodobowo z dowolnego miejsca.
Stosowanie aplikacji do układania grafiku jest przydatne głównie przez to, że ani pracodawca, ani pracownik nie tracą czasu na zbędne przygotowywanie raportów pracy, ciągłe informowanie o zmianach czy niepotrzebne jeżdżenie do firmy. Cały grafik można ułożyć, nawet będąc na wakacjach, a do tego stale go kontrolować. Co ciekawe, kalendarz CEREZ jest na tyle inteligentną aplikacją, że gromadzi statystyki ze wszystkich czynności i zadań. Można więc stworzyć podsumowanie oraz mieć wgląd m.in. do tego, ile i na czym firma najwięcej zarobiła.